Durante una reciente entrevista con un periodista de El Colombiano, abordé diversos aspectos relacionados con el papel y los desafíos de los equipos de comunicaciones en el entorno empresarial actual. En el cuestionario, se exploraron temas clave, los cuales van desde la contribución estratégica al logro de los objetivos empresariales hasta los desafíos emergentes en un mundo digitalmente conectado.
Las respuestas que proporcioné ofrecen una visión detallada y reflexiva sobre el quehacer de los equipos de comunicaciones en las organizaciones modernas.
A continuación, presento las preguntas realizadas por el periodista de El Colombiano, junto con mis respuestas detalladas y contextualizadas, con el fin de brindar una visión sobre la importancia y la influencia de los equipos de comunicaciones en el entorno empresarial:
−¿Cómo puede un equipo de comunicaciones contribuir al logro de los objetivos y la misión de una empresa u organización?
−“Un equipo de comunicaciones desempeña un papel esencial en el logro de los objetivos y de la misión de una empresa u organización al integrar diversas funciones clave de manera estratégica. Actuando como un puente entre la alta dirección y todas las áreas de la organización, este equipo alinea la comunicación con los fines empresariales al comprender la visión y traducirla en mensajes coherentes para los diferentes stakeholders.
La gestión de la imagen y reputación es una contribución crucial, ya que un equipo eficiente trabaja para construir y salvaguardar la misionalidad de la empresa, conectándola directamente con los valores de la marca. Las estrategias de comunicación moldean la percepción de los clientes y refuerzan la identidad de la marca.
En términos de relaciones públicas, el equipo de comunicaciones puede gestionar y mejorar los vínculos con las diferentes audiencias, desde clientes y empleados hasta socios y la comunidad en general. Esto incluye la resolución de conflictos de manera transparente y efectiva, lo cual fortalece las conexiones y construye una base sólida de movilización, educación y cooperación. Además, en este punto, se suma la divulgación oportuna y el relacionamiento con los medios de comunicación.
El marketing también hace parte de esta contribución y favorece las ventas, la fidelización y la obtención de clientes, así como el posicionamiento, mediante la creación estratégica de contenidos basado en análisis de datos.
La capacidad para la gestión de las crisis es esencial. Un equipo bien preparado puede anticipar problemas, desarrollar planes de crisis y responder rápidamente para minimizar impactos negativos. La innovación permanente se logra adaptándose a nuevas tendencias y tecnologías, manteniéndose actualizado y buscando constantemente maneras de mejorar y mantener la relevancia.
Por lo tanto, el equipo de comunicaciones no solo informa, sino que actúa como catalizador estratégico, el cual construye relaciones sólidas al gestionar la reputación y contribuir al éxito general de la organización”.
-En tu experiencia, ¿cuáles son los principales desafíos que enfrentan los equipos de comunicaciones en el entorno empresarial actual?
−“En el dinámico y transmediático escenario empresarial actual, los equipos de comunicaciones se encuentran inmersos en una travesía repleta de desafíos que exigen una adaptabilidad constante. La revolución digital ha remodelado por completo la manera en que las organizaciones interactúan e interaccionan con sus audiencias. Las redes sociales son un ejemplo de esto y son parte esencial en la creación y difusión de mensajes. Este entorno digital requiere que los equipos de comunicaciones se mantengan al tanto de las últimas tendencias y, a su vez, desarrollen estrategias ágiles para aprovechar las oportunidades.
La integración de las herramientas de inteligencia artificial añade una capa adicional de riqueza a la comunicación, la cual se debe equilibrar con las necesidades reales de las audiencias para mantener la autenticidad. A pesar de estas transformaciones digitales, la humanización de la comunicación sigue siendo vital. La conexión emocional con las personas y la empatía son elementos que no deben perderse.
La diversidad de audiencias presenta otro desafío fundamental. En un mundo donde las culturas, edades, gustos y valores varían ampliamente, los equipos de comunicaciones deben ser capaces de personalizar los mensajes e impactar significativamente. En este aspecto, la inclusión y la accesibilidad se vuelven relevantes para construir puentes de comunicación efectivos. Es saber dónde están las audiencias para transformar sus vidas.
Otro desafío es la credibilidad y la confianza. En un mar de información, los equipos de comunicaciones deben ser baluartes de la verdad, construyendo y manteniendo la confianza a través de la transparencia y la autenticidad. Asimismo, la capacidad para analizar grandes cantidades de datos se vuelve esencial para la toma de decisiones. Su interpretación hábil impulsa la eficacia de las campañas y permite la adaptación continua de estrategias de manera ética.
Por estas razones, los equipos de comunicaciones están inmersos en una travesía fascinante y desafiante, donde la adaptabilidad, el reaprendizaje, la autenticidad y la inteligencia estratégica son las brújulas que guían a través de la riqueza de la divergencia de medios”.
−¿Cómo puede un equipo de comunicaciones garantizar una comunicación efectiva tanto interna como externamente en una organización?
−“En la tarea de garantizar una comunicación efectiva, tanto interna como externa, es esencial una Planificación Estratégica Situacional, la cual esté acorde a las realidades sociales y con el entendimiento profundo de las audiencias con las tecnologías y las experiencias humanas. Dicha planeación debe diseñarse desde cuatro momentos: Explicativo (cuando los actores expresan sus problemas y necesidades), Normativo (cómo deben ser las cosas), Estratégico (es la articulación del debe ser con el puede ser) y Táctico-operacional (es la acción o el actuar, es el hacer).
Por esta razón, el éxito radica en conocer a las audiencias y esto va más allá de simples datos demográficos. Implica sumergirse en sus vidas cotidianas, comprender sus gustos, necesidades reales y preferencias. Este enfoque socio-técnico proporciona las bases para una comunicación centrada en las personas. Asimismo, la claridad en los mensajes es un faro que orienta a través del ruido informativo. La simplicidad es clave. Los mensajes deben ser comprensibles para todos, evitando jergas innecesarias y adaptándose al nivel de la audiencia.
La selección de medios y canales es otra parte crucial. Esto implica elegir cuidadosamente los canales que mejor se alineen con las preferencias y comportamientos de la audiencia, desde las redes sociales hasta los canales internos de la organización.
Establecer objetivos de comunicación medibles es como trazar un mapa. Cada fin debe ser claro y cuantificable, y su progreso debe evaluarse permanentemente. Esta capacidad de medición permite ajustes continuos para mejorar y orientar la estrategia.
La retroalimentación constante es un hilo conductor en este proceso. Escuchar a la audiencia y ajustar las estrategias en consecuencia es esencial. La comunicación efectiva es un diálogo continuo.
Es así como la comunicación fusiona el arte de comprender profundamente a las audiencias con la elaboración de los mensajes y la medición de las interacciones”.
−¿Cuál crees que es el impacto de un equipo de comunicaciones sólido en la reputación y la imagen pública de una organización?
−“Un equipo de comunicaciones se consolida como el guardián estratégico de la reputación y la imagen de una organización, al tejer una red de impactos positivos que se extienden por todos los aspectos de la percepción de otros. Esto se evidencia en la capacidad para anticipar crisis y se convierte en un escudo protector. Identificar posibles problemas antes de que se intensifiquen permite una gestión preventiva y evita posibles daños reputacionales.
La transparencia forma parte del núcleo de la construcción de confianza. Un equipo de comunicaciones sólido se esfuerza por comunicar de manera clara y veraz, así como el de establecer los cimientos de una credibilidad robusta que contribuye en gran medida a forjar una buena reputación.
Cuando las crisis emergen, la capacidad de respuesta y la gestión eficiente son fundamentales. Un equipo preparado mitiga el impacto negativo de las situaciones y proyecta una imagen de control y responsabilidad. La estrategia de posicionamiento también es importante. Un equipo de comunicaciones hábil trabaja para destacar fortalezas, logros y compromisos sociales.
Con la creciente relevancia de los medios y las redes sociales, la monitorización activa y la respuesta ágil a comentarios y críticas se convierten en destrezas esenciales. La gestión efectiva de la narrativa en estos canales repercute directamente en la percepción pública.
La construcción y mantenimiento de relaciones sólidas con los stakeholders es otra piedra angular. Las relaciones positivas contribuyen de manera significativa a una imagen favorable.
No obstante, la comunicación interna suele ser de mayor importancia, ya que la reputación externa refleja la percepción interna. Un equipo de comunicaciones sólido garantiza la coherencia, inspiración y alineación de los mensajes internos con los valores organizacionales. Los clientes internos son los principales legitimadores de las acciones”.